روابط عمومی و تبلیغات

روابط عمومی و تبلیغات

روابط عمومی به عنوان تنها درگاه ارتباطی موسسه نورا با ذینفعان (خیرین، مددجویان، عموم جامعه) وظیفه سنگینی را به عهده دارد. چرا که از یک سو وظیفه درونی سازی ارزش ها و اهداف را درون موسسه دارد و از سوی دیگر وظیفه اطلاع رسانی این ارزش ها به عموم جامعه و ذینفعان.

روابط عمومی و تبلیغات قلب تپنده موسسه ی خیریه است و تمامی ارتباطات و هویت سازی موسسه در این واحد صورت می گیرد.

 

شرح وظایف واحد روابط عمومی و تبلیغات

الف: ارتباطات و اطلاع رسانی

  1. جمع‌آوری اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیت‌ها، اقدامات، طرح‌ها و برنامه‌های خیریه به‌منظور تهیه خبر و گزارش و تدوین سیاست های خبری و تبلیغاتی از طریق:شرکت در جلساتمدیران و سیاستگذاران و کارگروه های خیریه.
  2. دریافت گزارش فعالیت‌ها ، برنامه‌های واحدهای مختلف ، صورت‌جلسات و مکاتباتی که ارزشاطلاع‌رسانی دارند
  3. انعکاس فعالیت‌ها و برنامه‌های خیریه به مردم و رسانه‌ها از طریق تهیه مطالب خبری (تهیه و تنظیم اخبار، گزارش‌، اطلاعیه‌، آگهی‌ و قرار دادن در سایت خیریه و انعکاس آن در رسانه‌ها).
  4. انجام مصاحبه های اختصاصی با مسئولان و تنظیم مصاحبه‌ها با هدف ارتباط مطلوب خیریه با رسانه‌ها و معرفی اقدامات خیریه و پاسخگوئی به پرسش‌ها و ابهامات.
  5. تهیه بیانیه، اطلاعیه و اعلامیه در مناسبت‌های مختلف و قرار دادن در سایت یا ارسال به رسانه‌ها.
  6. تهیه مستمر گزارش عملکرد خیریه.
  7. معرفی توانمندی‌ها و فعالیتهای بخش‌های مختلف خیریه با استفاده از دانش‌ نوین و شیوه‌های مناسب تبلیغاتی و نمایشگاهی.

 

ب: ارتباطات درون سازمانی و ارتباط با کارکنان

  1. افزایش رضایت شغلی
  2. شاداب نمودن فضای کار
  3. ارتباط با سازمان‌های همکار برای تقویت و تثبیت نام خیریه به عنوان موسسه‌ای معتبر
  4. رایزنی با ادارات و شرکت‌های بزرگ دولتی و خصوصی جهت همکاری در طرح ها
  5. رایزنی با بانک‌ها (ثبت خیریه در لیست سازمان های خیریه در دستگاه ها و اپلیکیشن ها
  6. ارتباط با سایر خیریه ها
  7. ارتباط با نخبگان نظیر نمایندگان مجلس و نویسندگان، پژوهشگران و خبرنگاران فعال در حوزه کاری خیریه
  8. تقویت ارتباطات برون سازمانی برای حضور خیریه در مجامع مهم و تاثیرگذار
  9. بهره گیری از تجربیات آنان
  10. بالا بردن سطح کیفی ارائه خدمات

 

پ: مراسم و تشریفات

  1. تکریم مناسبت های دینی و ملی از طریق مشارکت در برگزاری مراسم و مناسبت ها مربوطه جهت ایجاد حسن رابطه و جلب مشارکت بین کارکنان و مسئولان (همکاری با شهرداری منطقه و یا مساجد منطقه، صنف آهن و …)
  2. مشارکت موثر در برنامه‌ریزی و اجرای امور تبلیغاتی، اطلاع رسانی، انتشاراتی و فرهنگی همایش‌ها، نمایشگاه ها و جشنواره ها
  3. برپائی و حضور در نمایشگاه ها
  4. برگزاری همایش
  5. همایش سالیانه خیرین
  6. شرکت در همایش های مرتبط با امور خیریه و استفاده از لوگوی خیریه در کاتالوگ های منتشره
  7. برپایی مقدمات بازدید مقامات و شخصیت‌ها
  8. آشنایی با خیریه
  9. کمک به خیریه
  10. استفاده از پتانسیل های علمی و اقتصادی آنان
  11. استفاده تبلیغاتی

 

ت: افکارسنجی و ارتباطات مردمی

  1. شامل ارتباط مستمر با مخاطبان خیریه (خیرین و مددجویان) و بررسی دیدگاه‌ها و سنجش افکار عمومی مخاطبان خیریه، رسانه ها و نخبگان از طریق:
  2. برنامه ریزی ارتباطات مردمی.
  3. انجام گرفتن طرح‌های نظرسنجی.
  4. تهیه گزارش‌های تحلیلی ادواری (ماهانه/ فصلی/ سالانه) از افکار عمومی داخل و خارج از خیریه برای ارائه به مدیریت خیریه.
  5. نقد و بررسی بازتاب فعالیت‌های خیریه در نظر مخاطبان به ویژه نخبگان و رهبران فکری، رسانه‌ها و سایر دستگاه‌ها از یک سو و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت.
  6. طراحی نظام جامع گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه موثرتر در بهبود جریان امور خیریه.
  7. اجرای طرح‌های افکارسنجی جهت ارتقاء کیفی برنامه های خیریه (تنظیم و توزیع فرمهای افکارسنجی در مناسبت‌ها و همایش‌ها و نمایشگاه‌ها و استخراج نتایج و گزارش به مدیران خیریه)

 

ث : تبلیغات و مستند سازی

  1. انتشار عملکرد خیریه و واحدهای مختلف آن در چارچوب قوانین مصوب
  2. اطلاع رسانی از طریق انتشار نشریه داخلی در چارچوب قوانین مصوب (مکتوب و الکترونیک)
  3. تولید و توزیع اقلام انتشاراتی و تبلیغاتی و نظارت بر کیفیت و صرفه و صلاح در تهیه، تولید و توزیع اقلام انتشاراتی.
  4. مستند سازی و آرشیو فعالیت‌ها و توانمندی‌های خیریه بصورت صوتی، تصویری، مکتوب و الکترونیکی.
  5. تهیه عکس، فیلم، تیزر و کلیه نیازمندی های چند رسانه ای خیریه
  6. جمع‌آوری، طبقه‌بندی و نگهداری اسناد و مدارک مهم چاپی، نوشتاری و الکترونیکی.
  7. ایجاد آرشیو و ارائه خدمات صوتی و تصویری به مراکز درخواست کننده.
  8. برون‌سپاری خدمات تخصصی مورد نیاز و نظارت بر حسن انجام امور مربوطه از آغاز تا تحویل کار به بهترین کیفیت.
  9. مشارکت موثر در برنامه‌ریزی و اجرای امور تبلیغاتی، اطلاع رسانی، انتشاراتی و فرهنگی همایش ها، نمایشگاه ها و جشنواره ها
  10. برنامه ریزی برای کمپین های تبلیغاتی با همکاری شرکت های معتبر تبلیغاتی
  11. فراموش نشدن و در معرض دید قرار دادن مداوم خیریه

 

ج:روابط عمومی الکترونیک

  1. ایجاد سیستم پاسخگویی به مراجعان حضوری و غیر حضوری با استفاده از فناوری‌های نوین اطلاع‌رسانی به مخاطبین.
  2. بروز رسانی وب سایت خیریه با همکاری واحدهای دیگر
  3. انتشار مستمر اطلاعات و اخبار خیریه از طریق وب سایت خیریه
  4. ارسال پیامک
  5. حضور در فضای مجازی به منظور معرفی ابعاد مختلف کاری خیریه و ارائه گزارش عملکرد

 

د: پژوهش و برنامه ریزی

  1. طراحی سیاست های ارتباطی و تبلیغی و اطلاع رسانی کلان خیریه
  2. تنظیم و پیشنهاد برنامه و بودجه سالانه واحد روابط عمومی
  3. برنامه‌ریزی و به‌روز رسانی فعالیت‌های روابط‌عمومی
  4. آموزش مستمر همکاران و واحد‌های تابعه